Proje Yönetimi

Risk yönetimi, proje yönetimi konusunda en çok bahsedilen ve en az uygulanan alanların herhalde başında gelir. Risk yönetimi zor olduğundan veya uygulanması çok maliyetli ya da zaman alıcı olmasından değil, belki de kavramın kendisinin ürkütücü olmasından kaynaklanıyordur. İşin bir başka kültürel ve proje organizasyonlarına ait boyutu da var sanırım.Bugüne kadar ister sponsor deyin ister yönlendirici komite üyesi üst düzey bir yönetici deyin, proje yöneticisinin raporladığı yönlendirme seviyesindeki hiç kimsenin risk bildiren kişiye (ki genellikle proje yöneticisidir) olumlu yaklaştığını görmedim. Proje deneyimlerini paylaştığımız diğer arkadaşlarımızdan da benzer bilgiler aldım. Mesela, proje yöneticisi, projenin karşı karşıya olduğu önemli bir riski gündeme getirdiğinde, genellikle, “Eee bunun neden bize anlatıyorsun ki?, bu sorunu çözmek senin görevin zaten, bize böyle sorunlarla gelme, git ve hallet!” benzeri bir cevap alır. Proje organizasyonlarında proje yöneticisinin günah keçisi olarak tasarlanması durumuna bir son vermek lazım. Neyse, risk yönetiminden uzaklaşmayalım etkili bir proje organizasyonu yönlendirme komitesinden, proje yöneticisine varsa takım lideri ve ekibe kadar nasıl yapılmalıdır, bunu ayrı bir yazıda irdeleyelim.

Riskin tanımını da yapalım, kısaca belirsizlik diyebiliriz. Biraz daha açarsak, bu belirsizliğin projenin kapsamına, bütçesine, zaman planına veya proje ürünlerinin kalitesine olası bit etkisi söz konusudur. Projeler doğası gereği risk taşırlar, birisi bizim projemizde risk yok diyorsa ya o iş proje değildir, ya da o arkadaşımız risklerin farkında değildir ;-). Projelerde belirli varsayımlar da yapılır, mesela bir tedarikçinin belirli bir ürün ya hizmeti taahhüt ettiği tarihte teslim edeceği gibi. Burada akıldan çıkarılmaması gerekli çok önemli bir husus da şudur : Her varsayım bir risk taşır!

Risk yönetimine dönecek olursak aslında ortada çok fazla karmaşık bir durum yok. Belki çok çok büyük, mega projelerde risklerin olasılıkları, olası etkileri ve önlemeye yönelik matematiksel modeller kullanılması gerekebilir. Ancak projelerin büyük çoğunluğunu oluşturan daha küçük ölçekli projelerde risk yönetimi oldukça basit ve kısa bir zaman diliminde yapılabilir. Bütçeye etkisi ne olur derseniz, proje bütçesinin %3-5 gibi bir parçası bu işe ayrılabilir. Projenin başında, belli başlı risklerin ortaya çıkarılabilmesi için proje ekibinin yaklaşık 1 saatlik bir çalışma yapması çoğunlukla yeterli olacaktır. Bundan sonra yapılması gereken gerekli önlemleri belirleyip, bu konuda sorumluları atamak ve düzenli olarak riskleri gözden geçirmek olacaktır. Pratik bir faydası olması açısından biraz daha somutlaştırarak risk tablosunda bulunması gereken temel başlıkları da listeleyelim.

• Riskin açıklaması
• Projeye etkisi (düşük, orta, yüksek)
• Riskin gerçekleşme olasılığı (düşük orta, yüksek)
• Alınabilecek önlemler
• Risk sahibi
• Durum (açık, kapandı, değişiklik yok, artıyor, azalıyor vb)

Etki ve gerçekleşme olasılığı için birden ona ya da yüze kadar bile bir ölçek kullanılabilir. Ancak bu derecede ölçebilecek yetkinliğiniz varsa kullanılmalıdır. Üçlü (düşük, orta, yüksek) ölçek büyük ölçüde ihtiyacınızı karşılayacak, anlaşılması ve anlatılması kolay olacaktır.

Daha detaylı bilgi tutmak isteyenler aşağıdakiler dahil pek çok alanı ekleyebilirler.

• Riski ortaya çıkaran kişi
• Riskin ortaya çıkma tarihi
• Riskin olası gerçekleşme tarihi
• Son güncellenme tarihi
• Riskin kimlik numarası (ID)
• Sınıflandırma bilgisi (teknik, ticari, hukuki vb)

Pratikte tüm belirlenen riskler için önleyici faaliyetlerde bulunulmaz. Etkisi ve olasılığı çok düşük bir risk için zaman ve para harcamak kaynakların verimsiz kullanılması demektir. Dolayısıyla bir eşik değeri belirlenir ve bu değer üzerindeki riskler için önlemler hayata geçirilir. Gene somutlaştırmaya çalışalım, risk olasılıkları için rakamlarımız düşük : 1, orta:2, yüksek : 3 olsun, etkileri de aynı şekilde düşük : 1, orta : 2, yüksek : 3 olarak alalım. Riskimizin olasılığı orta, etkisi yüksek olsun. Riskin değerinin hesaplamak için olasılık ile etkisini çarpıyoruz. Örneğimizde etki : 2 x 3 = 6 olarak çıkıyor. Bütün riskler için bu basit hesabı yaptıktan sonra mesela şöyle bir karar veriyoruz. Risk değeri 5′in üzerinde (bu eşik kararı tamamen projeye özel olarak ve yönlendirme komitesi tarafından verilmelidir) olan riskler için önlemler hayata geçirilecektir.

Bütün bunlara ilaveten projelerde karşılaşılması muhtemel risk alanlarından da örnekler sıralamaya çalışalım.

• Proje kapsamı üzerindeki belirsizlikler
• Etkili bir yönlendirme organizasyonunun bulunmayışı
• Kalite ölçütlerinin olmayışı (Proje sonunda neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğu konusunda anlaşmazlık çıkaracaktır)
• Zaman kısıtı
• Proje ekibinin beceri düzeyi (varsa tedarikçinin becerileri)