Türkiye’de proje yönetimi disiplininin, Türkiye’nin henüz dünyadaki ekonomik varlığı kadar bile gelişmemiş olduğunu biliyoruz. Gelişmiş ekonomiler ile karşılaştırmayı bir kenara bırakalım henüz mevcut durumda olmamız gereken yerde bile değiliz. Bu durumda projelerde bütçenin aşılmasına da şaşırmamak gerek.
Asıl şaşırtıcı olan bütün bilgi birikimi, yöntemler ve tekniklere rağmen gelişmiş ekonomilerde dahi projelerin başarısızlık yüzdelerini hala %80′ler civarında olması. Başarısızlıktan kasıt, bütçenin aşılması, proje kapsamında yapılacakların eksik ya da beklenen kalitenin altında tamamlanması ya da süre aşımı olarak belirtiliyor.
İnsanın aklına doğal olarak şu soru geliyor, binlerce sertifikalı, onbinlerce ise sertifika alma gereği duymamış deneyimli profesyonel olmasına, yüzlere ülke tarafından kabul görmüş en iyi yöntemlere sahip olmalarına rağmen, gelişmiş ekonomilerde neden hala projeler çok büyük ölçüde bütçelerini aşıyor ve beklenen kaliteye ulaşamıyor. Bütün çabalara rağmen doğru dürüst proje yönetimi yapılamıyor denebilir. Biraz farklı bakarsak belki de hata yapılan yer projenin yönetilmesi tarafında değil, bütçenin hazırlanmasındadır, ne dersiniz? Bütün ölçümler bütçeye göre yapıldığına göre kritik sorumuz da şu, proje başlamadan önce gerçekçi ve doğru bir bütçe yapıldığını nasıl anlarız? Bunun için çeşitli teknikler var, ama en doğru sonucu veren aslında daha önce yapılmış olan benzer işler ve bunlar için tutulmuş olan ölçüm kayıtları. Belirli bir ürünün üretilmesi için harcanması gereken eforlara ait geçmiş istatistikler gelecekte yapılacak projelerde tahminleme için de önemli bir temel oluşturacaktır. Gene sorumuza dönelim, bu bilgiler proje ekiplerinde yok mu, muhtemel pek çoğunda var. O zaman bütçe aşımlarını nasıl açıklayacağız?
Bu noktada, aslında bilinenlere bakarken biraz daha değişik bir açıdan yaklaşabiliriz. Projelerin doğası gereği riskli olduğunu ve birçok belirsizlik içerdiğini herkes bilir. Bu sebeple proje süresince bir dolu değişiklik isteği olacağını, belirli miktarlarda öngörülemeyen malzeme kullanılması gerekeceğini, mevcut bütçeden karşılanamayacak bazı masrafların doğacağını hemen herkes bilir. Bunların olacağını bilir bilmesine de, bu bilinmeyen masrafların bütçeye eklenmesi de mümkün olmaz. Tabi, patronun karşısına çıkıp ne diyeceksiniz, proje bütçemiz atıyorum 150.000 YTL ama biz bütçeyi tam olarak öngöremiyoruz, bi 30.000 YTL de öngörülemeyen masraflar için bütçe ayırsak? Doğrusu cesaret ister! İşin aslı, iş adamları, üst düzey yöneticiler özellikle parasal açıdan belirsizliği sevmezler, bütçe budur, kapsam budur, zaman planı budur, diye kesin sınırlar beklerler. Diğer işler belki böyle yürür ama proje açısından üçünü birden kısıtlamak mümkün değildir. Bu parametrelerden bir tanesi sınırlandırılabilir, kesinlikle bütçe aşılmayacak denilebilir, o zaman ya teslim edileceklerden ya da zamandan feragat edilmesi gerekir. Ya da zaman açısından gerçek anlamda bir kısıt vardır (kanuni zorunluluklar vb.), o durumda da ya bütçe aşılır ya da teslim edileceklerden taviz verilir.
Bütün bunları bilmek ne işe yarar, patronlara ya da üst düzey yöneticilere bu durumu anlatabilir misiniz? Açıkçası dünyanın neresinde olursanız olun, işin bu kısmı oldukça zordur.
Kenarda öngörülemeyen durumlar için yedek bir bütçe tutmak ve gerektiğinde belli bir onay ile bu bütçeden yararlanmak proje ekiplerinin işini kolaylaştırır ama kabul ettirmesi açıkçası zordur. Tek bir bütçe, zaman planı ve teslim edileceklerin listesinin beklendiği yerlerde ise, bu belirsizlikleri de hesaba katarak hesaplanan değerler üzerine belirli bir marj ile ek konulmak durumundadır. Her problem çözümü aslında yeni problemlere yol açar derler, ki katılırım. Bu yeni durumun da çeşitli sakıncaları vardır, eğer bir ihaleye katılıyor ya da rekabetçi bir ortamde teklif veriyorsanız, bu durum rakipleriniz karşısında sizi zor durumda bırakacatır. Keza böyle bir ortamda olmasanız dahi, eklediğiniz marjlar bu defa da proje bütçesinin yüksek bulunmasına yol açabilecek ve projenin tamamen iptal edilmesine de yol açabilecektir.
Göründüğü gibi sorunlar ve sebepleri belli olmasına rağmen, bu durumun çok da geçerli ve işe yarayacak bir çözümü yok. Bir tür haksız rekabetle karşı karşıyasınız yani! Rakipleriniz sadece bilinenlere ilişkin teklif veriyor, oysa proje boyunca bunların yeterli olmayacağını neredeyse kesinlikle biliyorsunuz. Gerçekleşecek masraflara yakın tahmin yaparsanız rakiplerinizin gerisinde kalma olasılığınız çok yüksek. Rekabet içerisinde olmasanız ve kurum için projeler için bütçe hazırlıyor olsanız, bu defa da projenin kabul edilmeme riski artıyor. Ne yapacaksınız?
Cevabı biliyor olmayı isterdim :-). Ama sanırım şu an itibarı ile proje kavramının tüm iş dünyası tarafından doğru olarak anlaşılması dışında başka bir yolu yok. Bu da kısa vadede olacak bir şey değil. Demek ki, daha uzuuun yıllar proje başarısızlıkları ve projede oluşan sorunlar ile ilgili çatışmalar göreceğiz.
Sağlıcakla kalın…
Loading ...