Geleneksel kalite yöntemlerindeki kusurlarla başlayan uzunca bir girizgahtan sonra asıl konumuz olan projede kaliteye geldik. Projede kaliteden söz ederken iki alana değineceğiz. Birincisi doğrudan projenin teslim etmekle yükümlü olduğu ürünlerin kalitesi. Bir diğeri de proje yönetiminin kalitesi. İkisi birbirinden ayrılabilir mi sorusuna evet diye cevap vereceğim. Projede kalite dendiğinde, daha çok proje ürünlerinin kalitesi kastediliyor. Proje yönetiminin kalitesi ile ilgili olarak bugüne kadar fazla bir yayına rastlamadım. Bu yazımızda proje ürünlerinin kalitesine değineceğiz, proje yönetiminin kalitesini de ayrı bir yazıda irdeleyeceğiz.
Proje yönetimi ile ilgili kaynaklara baktığımızda, var olan kalite yönetim sistemlerinden yararlanıldığını görüyoruz. Aslında yararlanmak sözü biraz hafif kalıyor, mevcut kalite uygulamalarının projeye yansıtılması şeklinde özetleyebiliriz. Bu alanlarda anlatılan konular, kalitenin planlanması, kalite aktivitelerinin yerine getirilmesi ve nihayet kalitenin kontrolü. Bir de tabi kalite kontrolü için kullanılabilecek çeşitli tekniklerden bahsediliyor. Bu konular genel kalite yönetimi konuları olduğu için fazlaca detayına girmeyeceğiz.
Projede kalite adına ne yapılıyora baktığımız zaman kendi deneyimlerim doğrultusunda neredeyse hiç diye cevap verebilirim :-). Neredeyse hiç ile, hiç arasında ne kadar fark var diye soranlara da, hiç yok diyeceğiz :-). Aksi yönde bir bilgisi ya da deneyimi olan arkadaşlardan özellikle rica ediyorum, iyi uygulamalarını paylaşsınlar arzu ederlerse burada da yayınlayabiliriz.
Bu durumun temel sebebi, yani projede kalitenin sadece adının geçmesi ve uygulamada hiçbirşey yapılmamasının sebebi sanırım ülkemizde proje dışındaki kalite faaliyetlerinin azlığından kaynaklanıyor. Yani ortada proje yokken, operasyonel işlerde herhangi bir kalite uygulaması yok ise, projede neden yapılsın ki? Kalite faaliyetleri neden bu kadar az diye soracak olursanız, sanırım daha önceki yazılarımızda belirttiğimiz bir takım kusurlar etkili olmuş olabilir. İnsanlar doğrudan söyleyemeseler de ya bir zamanlar yatırım yapıp karşılığını alamamışlar, ya da sütten ağzı yanmış birilerinden görmüş ya da duymuşlardır. O kadar para harcadık, hiç bir şey değişmedi diye. Sistemleri, süreçleri, kalite faaliyetlerini, maliyetlerini kurtarıp kârlılığa fayda sağlayacak şekilde (frenkçesi ‘cost effective’) düzenlememiz ve yürütmemiz lazım.
Bir diğer sorun da, kalite yönetim planı altında projeden ve sanki proje planından ayrıca bir yönetim planı hazırlanması gerekiyormuş gibi yansıtılan durum. PMBOK içerisinde de bu şekilde anlatılıyor. Zaten zaman, bütçe baskısı altında olan ve kısıtlı kaynaklarla yürütülmeye çalışılan projelere bir de kalite yönetim planı hazırlayın, ayrıca kalite faaliyetleri planlayın diye kimse diyemiyor. Doğru dürüst bir plan bile hazırlayamayan proje ekiplerine bir de kalite yönetim planı hazırlayın deseniz ne olacak o da ayrı?
Tamam, tamam, bu kadar şikayet ve eleştiri yeter, sadede gelelim. Ne yapmalı? Kalite çalışmalarını projenin normal planlama ve yürütme aktivitelerinin bir parçası haline getirmeli. Yapılabilir mi diye soranlara açık yüreklilikle biz yaptık diyebiliyorum. Kolay mı? Açıkçası ilk çalışmalar oldukça zor geçiyor, birkaç tekrardan sonra rutin bir çalışma haline dönüşüyor. Nasıl yapılıyor peki? Burada PRINCE2′nin ürün bazlı planlama tekniğinden (Product Based Planning) bahsetmemiz gerekiyor.
Normalde planlama çalışmasına başladınız, zaman planı oluşturacaksınız, ne yaparsınız, aktiviteleri yazarsınız değil mi? (Bkz. PMBOK, Project Time Management : Activity Definition, Sequencing, Resource Estimating, Duration Estimating vb.) Sonra da sıraya koyar, süre ve kaynak gereksinimlerini oluşturur ve planı tamamlarsınız. Kalite nerde? O ayrı, kalite yönetim planı içerisinde. Peki ne zaman, nasıl yapılacak? Kalite yönetim planında yazıyor. Peki zaman planında niye yok? Cevap yok! :-)
Süreci biraz değiştirelim, aktiviteleri ne için yapıyoruz? Bir çıktı üretmek için, ya daha büyük bir çıktının parçası olan ara ürün, ya da proje ürünlerinden bir tanesini oluşturmak için. Aktiviteleri tanımlamadan önce bu ürüne ait olması gereken özellikleri ve beklediğimiz kriterleri yazsak nasıl olur? Ben size söyleyeyim, eğer yazabilirseniz süper oluyor :-)
Her zamanki gibi bir örnekle anlatımı pekiştirmeye ve zihninizde canlandırmaya çalışalım. PMBOK veya PRINCE2′nin artık yenilenme zamanı geldi diye düşünüyorsunuz. Kitap yenilenecek, projemiz de bu, geleneksel bakış açımızla aktiviteleri yazalım : kitap güncellenerek yeniden yazılacak, gözden geçirmeye girecek, düzeltmeler yapılacak en son da profesyonellerin görüşü alınacak. (PMBOK 4th Edition tam da böyle yapıldı galiba :-)). Bir eksiklik gözünüze çarpmıyor mu? Var, değil mi? Evet, hangi bölümler değişecek? Buna kim karar verecek? Burasını da geçelim, yeni kitap neye benzeyecek? İşte dananın kuyruğunun koptuğu yer burası, yeni kitap neye benzeyecek, gözden geçirmeye, ya da kalite kontrolüne girdiği zaman, tamam, olmuştur, ya da olmamıştır kararı nasıl verilecek? Bunun için bu özelliklere -ya da kalite kriterlerine- önceden karar vermek lazım değil mi? Ben de aynen böyle söylüyorum :-)
Şimdii, sizlerle PRINCE2′nin 2009 yılında yayınlanacak yeni kitabı için kalite kriterlerininin bir bölümünü paylaşıyorum. Hem bir örnek teşkil etsin, hem de 2009′da hepimiz halen sağ ve sağlıklı isek, kitabı inceleyip bu kriterlere göre düzenlenip düzenlenmediğini beraber kontrol edelim.
- Kitap, dünyanın her yerinde, her endüstride ve her büyüklükteki kurumda uygulanabilecek genellikte olmalı.
- Mantıksal ve içgüdüsel (olarak anlaşılabilir) olmalı.
- Deyimlerden arındırılmış, sade bir İngilizce ile yazılmalı.
- 200 sayfa (+/- 10 sayfa) olmalı.
- Başka bir yayına ihtiyaç duyulmayacak şekilde -yeterli bilgiyle- donatılmış olmalı.
- Raf ömrü uzun olmalı. Örnekler, referanslar, teknikler 5 yıl içerisinde güncellenmeyi gerektirmeyecek şekilde hazırlanmalı.
- Temel bilgiler sınavı (Foundation) için tek kaynağı oluşturmalı.
- Kitap içerisinde tutarsızlıklar bulunmamalı.
- Bürokratik olarak algılanmamalı.
- Gerçek hayattan örnekler içermeli.
Bazı kriterlerin nasıl kontrol edileceği konusunda kafanızda soru işaretleri oluşmuş olabilir, bu özellikler nasıl garanti altına alınabilir diye düşünmüş olabilirsiniz. Burada işin sırrı kalite kontrol tekniklerinde. Her bir farklı kriter için farklı seviyelerde (kullanıcı, uzman vb.) kişiler tarafından farklı tekniklerle (kalite gözden geçirme, anket, danışma, kavram kanıtlama çalışması vb) kontroller uygulanıyor ve bu kontrollerin sonuçlarına göre değerlendirme yapılıyor olacak.
Ürün tanımının tamamını orijinal İngilizce metni ile görmek isteyenler aşağıdaki bağlantıdan yararlanabilir.
PRINCE2 2009 Metodoloji Ana Kitabı - Ürün Tanımı (pdf)
Loading ...