Proje yönetiminin zararı olur mu demeyin. Nereden baktığınıza bağlı :-).
Daha önceden proje yönetiminin uygulanmadığı bir kuruma, proje yönetim ofisi vasıtası ile veya sadece işlerin proje olarak tanımlanıp bu şekilde yürütülmeye çalışması yoluyla proje yönetimi girdiği zaman bir takım değişimler de olacak demektir. Her değişim gibi bunu olumlu karşılayıp destekleyenler olacağı gibi, karşı çıkanlar da olacaktır. Biz “saf ve bakir Anadolu çocukları”, bilimsel ve analitik olarak uygulanması faydalı bir metodun hemen kabullenilip hayata geçirileceğini zannederiz :-). Özellikle Bilgi Teknolojileri sektöründe çalışan, bilgisayarla ziyadesiyle haşır neşir olan arkadaşlar, her tür mühendis kökenli çalışan, analitik düşünmeye, rasyonel davranışlara ve sebep sonuç ilişkilerine alışıktır. Böyle bir düşünme tarzı ile proje yönetimi faydalı bir uygulamadır. O halde uygulanmalıdır, faydalarını anlatırsanız hemen herkes benimser ve hayata geçirmeye hazır hale gelir. Tabi, hiçbir köklü değişim kolay gerçekleşmez, proje bazlı çalışma da çok doğal bir şeymiş gibi görünse de şirketlerin geleneksel çalışma şekillerinin dışındadır ve gizli ya da açık çok tepki almaya müsaittir. Bunların bir kaç tanesini irdelemeye çalışalım.
1. Proje yönetimi, yetkilerinizi elinizden alır!
Proje yönetimi yetki devri gerektirir. Böyle bir şey için hiçbir yöneticinin gönüllü olmayacağı da açıktır. Ayrıca o güne kadar işler gayet güzel idare edilmiştir, neden, ne olduğu tam belli olmayan, üstelik geçici başka bir yönetim şekli gelsin? Düşünün, bir bölümü yönetiyorsunuz hatta size bağlı başka yöneticiler de var. Bir gün proje yönetim ofisi diye bir şey kuruluyor, proje yöneticileri alınıyor. Proje diye bir şey başlatılıyor, belirli bir süre alacak, sizin ekibinizden de projeye adam alacaklar, proje süresince onların yönetimi proje yöneticisinde olacak, ne iş yapacaklarına, nasıl çalışacaklarına o karar verecek, üstelik işler iyi gider ve proje başarılı olursa, proje yöneticisinin hanesine yazılacak. Eee, peki size ne yapacaksınız, size bağlı çalışanların görev tanımındaki işleri daha iyi yapmaları için yetkinliklerini geliştirecek, süreçlerinizi etkin hale getirmeye çalışacaksınız. Büyük işleri kim yapacak, size bağlı çalışanlar, kimin adına, projeler (yani proje yöneticileri) adına. Yani, kısaca, siz adam yetiştireceksiniz ve bu adamlar başkaları adına çalışacak :-). Kolay kolay kabul edilebilecek bir durum değil.
Çözüm için ne yapılır, proje yönlendirme komitesine ilgili tüm bölüm yöneticileri, onların yöneticileri, proje sahibi tarafın yöneticileri alınır. Derken bir bakmışsınız ondan fazla yöneticinin bir araya geldiği, projedeki ufacık detayların tüm toplantı süresini aldığı ve etkili bir karar mekanizmasından uzak yönlendirme komiteleri oluşmuş. Şaka gibi geliyor ama 12-15 tane yönlendirme komitesi üyesi yöneticiye karşılık, üç kişilik proje ekiplerinin olduğu projeler gerçekte yaşanmıştır!
Diyelim ki, proje yönetimini, proje yönetim ofisi olmadan hayata geçireceksiniz, her bölüm kendi ofisini kuracak veya kendi sorumluluk alanındaki projeleri kendisi yürütecek. Bu da kısmi bir fayda sağlasa da, birçok bölümün çalışmasını gerektiren asıl projeler sahipsiz kalacak veya bu defa kimin tarafından yürütüleceği kavgası çıkacak.
2. Proje yönetimi şeffaflık demektir, gerçeklerin ortaya çıkmasını sağlar.
Eee, bu iyi bir şey değil mi? Her zaman değil :-).
Öncelikle projedeki gerçek maliyetlerin ortaya çıkması sorunu vardır. Sorun diyorum, aslında gerçek maliyetlerin bilinmesi o kadar iyi bir şey değildir :-). Proje bütçesi hazırlıyorsunuz, bu bütçeye onay alabilme ihtimaliniz proje bütçesi yükseldikçe azalır. Dolayısıyla akıllı yöneticiler ne yaparlar, bir takım maliyetleri gizlerler. Düşük bütçe ile onayı alır, gerçekleştirmek istediklerini bir şekilde hayata geçirirler. Nedir bu gizli maliyetler? Proje için alınan malzemeler dışında, saklanabilecek her şey. Proje için çalışan kurum içi kaynaklar (ki maliyetleri kesinlikle sıfır değildir, başka bir işte alınarak, yani birşeylerden feragat edilerek projede çalışırlar), seyahat masrafları, yemekler, sonradan eklenen maliyetler (iş tamamlandıktan sonra kimse kontrol etmediği için bunlar için bir gerekçe bulunur ve durum idare edilir), proje ürünlerinin daha sonra ortaya çıkacak işletme, bakım ve destek maliyetleri ve bunlar gibi daha aklımıza gelmeyen pek çok kalem.
Proje yönetiminin uygulanmadığı kurumlarda proje bazlı gelir ve giderleri muhasebeden kolayca takip edebilecek mekanizmalar da oluşmamıştır. Dolayısıyla proje niteliğinde yapılan bir iş için gelir ve giderleri takip etmek de kolay değildir. Sözgelişi, özel olarak proje için alınan bir eğitim, proje masrafları içerisine değil, eğitim giderleri içerisinde yer alır. Yapılan seyahat masrafları, şirketin diğer seyahat masrafları ve genel giderleri içerisinde kaybolur. İşin sonunda, biz bu iş için ne kadar masraf yaptık sorusuna cevap olarak, ne kadar görünmesi istenirse o kadarı verilir :-).
Buna mukabil, bütçe ya da proje maliyetini hesaplamakla görevlendirilen proje ekipleri ne yapar, başarıları büyük ölçüde bütçeyi tutturup tuturamamalarına bakılarak ölçüleceği için mümkün mertebe gerçekçi bir maliyet çıkarmaya çalışırlar. Bu da o işin yapılmasını kendi kariyeri ya da egosu için isteyen yöneticiler için açıkça bir tehdittir. Proje yöneticisi, maliyetleri yüksek(!) göstererek aslında o işin yapılmasını engellemeye çalışan birisi haline dönüşüverir.
Bir diğer sorun yaratabilecek konu farklı bölümlerden kişilerin proje yöneticisinin liderliğinde bir arada çalışmasıdır. Şirketlerdeki bazı bölümler (departmanlar) zaman içerisinde yöneticileri ve çalışanları ile birlikte takım çalışması, birliktelik, bütünlük adı altında şirketten ayrı bir kimlik geliştirirler. Kendilerinin ne kadar iyi çalıştıklarını, ne kadar önemli olduklarını, onlar olmadan zinhar kurumda hiçbirşey yapılamayacağını, mükemmel iş çıkarttıklarını düşünür (hatta bazen buna gerçekten inanır) ve bu imajı yaymaya çalışırlar. Bazıları tarafından da örnek grup olarak gösterilirler. O bölümün ve tabi kendilerinin kurum içerisindeki itibarını yüksek tutmayı hedeflerken, zaman zaman kurum çıkarlarını bile arka plana atabilirler. (İşte bu ahval ve şerait içinde dahi proje yöneticisinin görevi… :-)). Tabi böyle bir oluşumun zam, terfi ve prim zamanlarında en yüksek payı almaya çabalamasını da yadırgamamak gerekir. Neyse, bunlar kurumların proje yönetimi dışındaki sorunları deyip bunu çözümünü insan kaynakları uzmanlarına bırakıp, projeler ve proje yönetimi ile ilgisine dönelim. Projeler, pek çok farklı bölümlerden kişilerin toplanıp ortak bir amaçla birlikte çalıştıkları geçici organizasyonlardır dedik. Bu çalışma şekli, o güne kadar kendi bölümü içerisinde dışarıdan çok da fazla tanınmayan çalışanların bir anda bölüm kalkanının olmadığı pek çok insanla bir araya gelmesi ve yaptığı çalışmaların başka insanlar tarafından (takım lideri, proje yöneticisi, kalite kontrol ekibi vb) izlenmesi demektir. Bu durum nasıl bir sorun yaratır? Esasen, imajınız ile gerçekte yaptığınız işin kalitesi örtüşüyorsa herhangi bir sorun yaratmaz. Ancaaak, kendinizi veya bölümünüzü olduğundan daha önemli, yetkin, ya da daha iyi gösteriyorsanız, ilk proje çalışmasında gerçekler ortaya çıkacaktır. Tahmin edilebileceği gibi bu da pek arzulanan bir durum değildir. Proje sayısı arttıkça gerçekler daha fazla meydana çıkacak, ve proje yönetimine olan direnç de artacaktır.
Loading ...