Projede kalite konusuna girerken iki tür kaliteden bahsetmiştik. Bir tanesi projenin teslim etmekle yükümlü olduğu ürünlerin kalitesi. Diğeri de proje yönetiminin kalitesi idi. PMBOK içerisinde bu tür bir kesin ayırım, ya da proje yönetim ürünleri gibi bir ifade bulunmamaktadır. Bu ayrıntı PRINCE2 içerisinde vurgulanmıştır. Kavramların doğru algılanabilmesi açısından faydalı bir ayrımdır. Kalite dışında, proje yönetiminin, ürün geliştirme faaliyetlerinden ayrılarak genelleşmesini ve tüm sektörlerde uygulanabilmesini sağlamıştır.
O halde proje yönetiminin kalitesi deyince, ürün geliştirme faaliyetlerini bir kenara bırakıp, proje yönetimi faaliyetlerini ve ve bu faaliyetler sonucunda oluşturulması gereken ürünlerin kalitesini anlamak gerekir. Nedir bu ürünler? Farklı bakış açıları ile farklı şekillerde isimlendirmeler yapılabiliyor, aslında üç aşağı beş yukarı aynı işlevi yerine getiren belgeler. Kavram karışıklığı yaratmamak adında PMBOK ve PRINCE2 içerisindeki bazı proje yönetim ürünlerini ayrı ayrı listelemeyi tercih edeceğim. PMBOK’a göre projede, proje yönetimi açısından üretilmesi gereken bazı belgeler şöyle;
- Proje beratı
- Proje kapsamı
- Proje yönetim planı
- Risk yönetim planı
- İletişim planı
- Kalite yönetim planı
- Maliyet yönetim planı
…
Bazı dedim, çünkü PMBOK içerisinde, projede üretilmesi beklenen çıktılar ile ilgili tam bir liste yok. Bütün bilgi alanları ve buralardaki alt süreçlere tek tek bakıp çıkarmak lazım. Uygun bir zamanda bu çalışmayı da gerçekleştiririz. Her ne kadar 9 ana bilgi alanına ait ana planlar olsa da bunların dışında, üretilmesi gereken daha pek çok çıktı var. Bununlar beraber, konunun anlaşılması açısından yukarıdaki liste yeterli sanırım.
PRINCE2 metodolojisine göre bir projede üretilmesi gereken proje yönetimine ait ürünleri aşağıda listeliyorum.
- Kabul Kriterleri
- İş Durumu
- Kontrol Noktası Raporu
- İletişim Planı
- Konfigürasyon Bileşeni Kaydı
- Konfigürasyon Yönetim Planı
- Müşterinin kalite beklentileri
- Seyir Defteri
- Proje Kapanış Raporu
- Aşama Kapanış Raporu
- Olağandışı Durum Planı
- Olağandışı Durum Raporu
- Proje Sonrası için Öneriler
- Statü (Durum) Raporu
- Sorun Defteri
- Öğrenilen Dersler Defteri
- Öğrenilen Dersler Raporu
- Şartname Dışı Durum
- Proje Sonrası Gözden Geçirme Planı
- Ürün Kırılım Yapısı
- Ürün Kontrol Listesi
- Ürün Tanımı
- Ürün Akış Çizelgesi
- Ürün Durum Hesabı
- Proje Yaklaşımı
- Proje Özeti
- Proje Başlangıç Belgesi
- Proje Sorunları
- Proje Bildirisi
- Proje Planı
- Proje Kalite Planı
- Kalite Defteri
- Değişiklik Talebi
- Risk Defteri
- Aşama Planı
- Çalışma Paketi
Projede, proje yönetimine ait üretilmesi gereken ürünler belli, eğer bu ürünlerin kalite kriterleri de belirlenebilirse, o takdirde en azından, denetim bakış açısı ile proje yönetiminin kalitesi ölçülebilir. Denetim bakış açısı ile ifadesini bilinçli olarak kullandım. Bilindiği üzere iç ya da dış denetimler, ister süreç isterse de mali yapıyı inceler olsun, belge ile çalışırlar. Dolayısıyla, denetim bakış açısı ile proje yönetiminin kalitesi de bu belgelerin, kalite kriterlerine uyup uymadığı ile ölçülür. Yeterli midir diye sorarsanız, yeterli olmasa da projede üretilen belgeler ve bu belgelerin kalitesi proje yönetiminin kalitesi ile ilgili ipuçlarını verecektir. Söz gelimi, risk ya da sorun kaydı olmayan, planı olmayan, ne zaman biteceği belli olmayan, durum raporu yayınlanmamış bir projenin proje yönetim kalitesinin de pek yüksek olduğu söylenemez.
Kalite ölçümünde esas olması gereken, belgeler ile beraber proje yönetiminin davranışsal ve sosyal becerilerin de kullanılıp kullanılmadığı ölçmektir. Takdir edersiniz ki bu tür bir ölçüm çok zordur. Diğer davranış ya da beceri ölçümleri gibi daha çok insan kaynaklarının uzmanlık alanına girer. Belki de 360 derece değerlendirme gibi, 360 olmasa da 180 ya da 270 (artık nasıl değerlendirirseniz) derece ölçüm yapılabilir. Dereceyi ve rakamları bir kenara bırakırsak, çok nesnel olmasa da proje sonunda proje yöneticisinin, yönetim faaliyetlerini ne ölçüde başarılı bir şekilde gerçekleştirdiği, takım ruhunu oluşturmaktaki becerisi, iletişim becerileri, sorunları çözme becerisi gibi niteliklerini projede ne ölçüde kullandığı, proje yöneticisinin kendisi, proje ekibi, yönlendirme komitesi, müşteri ve kullanıcılar nezdinde değerlendirilebilir.
Dikkatinizi çekmiştir, davranışa ve becerilere dair tür bir değerlendirme için hep, yapılabilir, olabilir gibi ifadeler kullandım. Ben şahsen şahit olmadım, “Project scorecard” diye bir uygulamayı duyanlarınız olmuştur, projenin başarısını ölçmeye yönelik bir takım kriterlere göre değerlendirmeler içerir. Ama dikkat ederseniz burada vurguladığımız proje ürünlerinin dışında proje yönetiminin kalitesi ve proje yönetimi becerileri. Sıralamaya çalışsanız, liderlik, çatışmaları çözme, ekip ruhu oluşturma, planlama vb. diye başlayıp on tane beceri yazarsınız. Ama daha detaylı düşündüğünüzde liste ciddi ölçüde kabarıyor. Özellikle proje yöneticisinde bulunması gereken nitelikler üzerine yoğunlaşan IPMA’ya göre, bu liste 46 maddeden oluşuyor. Her bir projede 46 ayrı beceri ya da yetkinliğin ne ölçüde kullanıldığını ölçmeye çalıştığınızı düşünün, çok kolay olmasa gerek.
Sonuç olarak, geleneksel kalite yöntemlerinde değindiğimiz kusurları tekrar etmemek adına, proje yönetiminin kalitesini değerlendirmeden önce bir hedef belirlemek lazım. Hangi tür projelerde hangi tür belgeler üretilecek, hangi süreçler resmi ve yazılı hangileri sözlü olarak uygulanacak. Ölçüme bir itirazım yok, ama hiçbir standart belirlemeden bir denetim yapıp/yaptırıp proje yönetiminde şunlar eksik, bunlar eksik diye raporlamanın kimseye faydası yok. Bugün, proje yönetiminde en yetkin, en becerikli diye nitelenen bir firmaya gidin, PMBOK’ta belirlenmiş süreç ve standartlara göre denetim yapın, kesin eksiklikler bulursunuz. Ki normali de budur, hiçbir kurum ya da kişi, bilgi ve tekniklerin tamamını bir projede (ya da istisnasız her projede) uygulayamaz, uygulanması maliyetler açısından etkin de değildir. Projenin büyüklüğü, karmaşıklığı, projeyi talep eden organizasyonun beklentileri vb gibi bir çok etmen uygulanacak süreçler, teknikler ve üretilecek belgeler konusunda etkili olacaktır.
Loading ...