Proje deyince ilk akla gelen konulardan bir tanesi de proje takımları ve takım çalışması ya da ekip çalışması denen kavram. Projelerin başarıya ulaşabilmesi için etkili bir proje organizasyonu, tanımlı rol ve görev tanımları, belirli hedefler, iyi bir planlama, kontrol, yürütme vb. pek çok şey sayılabilir. İyi bir proje takımı ve her iyi takımda olduğu gibi etkin bir ekip çalışması da başarı şartları içerisinde sayılabilir. Bununla beraber her proje çalışmasında etkili bir takıma rastalamak zordur. Gerekli midir, ya da şart mıdır diye bir soru akla gelirse, bazı şartlar altında aksi durumlarda da iyi sonuçlar alındığını belirtmek gerekir. Nedir bu durumlar? Mesela düşük riskli, kısa süreli, görev ve sorumlulukları belirli, az sayıda kişiden oluşan projelerde herkes görevini düzgün bir şekilde yaparsa herşeye rağmen başarılı sonuçlara rastlamak mümkündür. Yüksek riskli, çok sayıda takım üyesinden oluşan ve karmaşık projelerde takım ruhunu oluşturmadan başarılı olmak ise neredeyse imkansızdır.
Peki etkili takımlar ve takım ruhu oluşturmak için ne yapmak gerekir? Takımlar açısından etkili olan birkaç etmenden bahsetmemiz lazım. Bunlardan bir tanesi takımdaki kişi sayısıdır. İlk bakışta belki kişi sayısının önemi algılanamayabilir. Projeleri bir kenara bırakıp spor dünyasını düşünün, iyi bir takım oluşturmak futbolda mı yoksa basketbolda mı daha zordur? Soruyu şöyle soralım 5 kişiden etkili bir takım oluşturmak mı daha kolay, yoksa 11 kişiden mi, sayıyı daha da arttırın, mesela 20 kişiden etkili bir takım oluşturmak mümkün müdür? Sayı arttıkça eşgüdüm içerisinde hareket etme, birbirini anlama, yardımlaşma, ne zaman ne yapacağını bilme gibi özellikleri sağlamak zorlaşır. Proje takımları açısından tek bir kişinin yönetimi altında 7 kişiden fazla olmasının, yönetimi ve takım olmayı zorlaştırdığı söylenir. 7 sihirli ya da kesin bir rakam değildir, 6 olur 8 olur, ama 10 kişiyi bulduğunda, hele daha fazlasında, ciddi sıkıntılar doğacağı neredeyse kesindir. İlk ipucumuza ulaşmış bulunuyoruz. Özellikle 10′dan fazla kişinin yer alacağı proje ekiplerini 6-7 kişilik gruplara ayrılması ve başlarında birer takım lideri bulunması hem takım ruhunun oluşturulması hem de yönetimin kolaylaştırılması anlamında faydalı bir uygulamadır.
Asıl zor soru, herhalde etkili bir takım ve takım ruhu nasıl oluşturulur sorusudur. Sanırım bunun tek ve doğru bir cevabı yok. Kaynağını hatırlayamadığım bir bilgi var hafızamın derinliklerinde. Şöyle diyor, “İyi bir takım oluşturmak, toprağı ekmek gibidir, gerekli şartları sağlar, toprağı işler, gübreler, tohumu eker ve iyi bir ürün için herşeyin yolunda gitmesini umarsınız. Ama bazen herşeyi doğru yapsanız bile, ürünü beklediğiniz gibi alamazsınız.” Buradan, o gerekli şartlar ve ortam için neler yapabileceğimize bakalım.
Bazı kurumlar, etkili takımlar için mesela birlikte çeşitli aktiviteler, yemekler, aynı hedefi simgeleyen tişörtler ve hatta iş dışında da birlikte olabilmek maksadıyla benzeri çeşitli sosyal aktiviteler düzenlerler. Esas itibarıyle bu tür çalışamaların zararı yoktur, faydası vardır, takım ruhuna katkı sağlarlar. Bir şartla, asıl önemli şeyi, yani hedef birliğini unutmamak kaydıyla. Yoksa bu tür faaliyetler, bir kısım insan için hoş bir anıdan öteye gitmez. O halde, etkili bir takım için yapılması gereken ilk şey, hedef birliği sağlamaktır. Hedef birliğinden kastımız, sadece proje hedefleri değildir. Yani, proje için bir hedef belirlediğinizde proje ekibi için de ortak hedef belirlediğinizi düşünebilirsiniz, ama aynı şey değildir. Proje ekibi için ortak hedef demek, başarı ve başarısızlığın tüm ekip için ortak olması demektir. Her takımda çeşitli görevleri yürüten pek çok farklı yetenekte ve farklı karakterde insan bulunur. Bazıları yıldız oyuncudurlar, bazıları görevlerini yaparlar. Herkes de aslında kimin kapasitesinin ne olduğunu, takımdaki işlevini bilir. Dolayısıyla, projenin başarısını sadece proje yöneticisine ya da bazı takım üyelerine bağlamak ne kadar yanlış ise, başarısızlıkta günah keçisi bulup tüm sorumluluğu onun üzerine yıkmak da o derece hatalıdır.
Son dönemlerde Türkiye’de de, dünyadaki eğilimlerin bir uzantısı olarak, özellikle yabancı yatırımların etkisi ile proje yönetim ofisleri kurulduğunu ve işletilmeye çalışıldığını görüyoruz. Henüz emekleme döneminde de olsa olumlu gelişmeler olarak nitelendiriyor ve hepsine başarılar diliyorum. Sorun şu ki, proje ofisi ya da proje yönetim ofsileri en fazla proje, program, portföy yöneticilerini barındırıyor. Matris yapı diye adlandırılan çalışma şeklinde, proje ekipleri fonksiyonel ya da silo tarzı yapılanmalardan geçici olarak oluşturuluyor. Bu çalışma şeklinde bir anormallik yok. Sorun diye adlandırdığımız durum, geçici olarak projede görevlendirilen kişilerin bazen zamanlarının büyük bölümünü projelerde geçirmeleri ancak performans değerlendirmelerinde ve ücret artışlarında proje çalışmalarının dikkate alınmaması. Böyle bir yapılanma içerisinde projede görev alan takım üyelerinin projeye kendilerini vermeleri ancak şansa kalmıştır. Burada kusuru, takım üyeleri dışında, yapılanma şeklinde ve sistemde aramak gerekir.
Bütün bunların dışında takım ruhunu kuvvetlendirecek ve etkili bir takım çalışması sağlayacak tek bir önerim olacak. Ben daha işe yaramadığını görmedim, istisnasız olarak her proje takımında olumlu yönde katkısı vardır. O da İngilizce “War Room” olarak adlandırılan, takımın birlikte çalışmasını sağlayacak kendilerine tahsis edilmiş bir odanın bulunması. Bu odada, proje planlarının duvarlarda asılı olması, hedef tarihlerin tahtada yazıyor olması, çeşitli posterler, sorunlar, tasarımlar gibi projeyle ilgili ne varsa serpiştirilmiş olması, motivasyonu önemli ölçüde güçlendirici etmenlerdendir. Şartlar elveriyorsa, proje takım üyeleri aynı yerde görev yapıyorlarsa bu seçeneğin muhakkak değerlendirilmesini öneriyorum. Farklı ve birbirinden uzak yerlerde çalışan proje takımları için belirli sıklıklarda bir araya gelme seçeneği değerlendirilmeli; proje görevleri, ayrıca bir yardım ya da soru sormayı gerektirmeyecek ölçüde detaylı hazırlanmalı, bilgi ve iletişim teknolojileri (e-posta, video konferans, proje web sitesi vb) kullanılarak birlikte çalışamamanın etkileri en aza indirilmeye çalışılmalıdır.
Loading ...