Proje Yönetimi

Kabul ediyorum, başlık biraz ağır oldu :-) Geleneksel ne? Kaliteden kasıt ne? Ne kusuru varmış? Bunun proje yönetimi ile ilgisi ne gibi bir çok soru akla gelebilir. O konulara geleceğim, az sonraaa…

Öncelikle defansif sürüş tekniklerine geçmek ve bir ön-savunma yapmak istiyorum. Bilinen kalite yöntemlerini eleştirirken amacım elbette bu yöntemleri kötülemek değil, ben de kalite düşmanı değil, olsa olsa kalite tutkunu biriyim. Bu savunmayı yapma gereğini neden duyuyorum? Malumu aliniz, ülkemizde bir şeyi eleştirmeye görün, hemen o şeyin düşmanı ilan edilirsiniz. O yüzden peşin peşin savunmamı vereyim, neme lazım.

Kalitenin proje yönetimi ile ne ilgisi var diyenler için de kısa bir açıklama yapalım. İki açıdan önemli birincisi, projeler genellikle diğer üretim ve geliştirme faaliyetlerinden ya da firmanın geri kalanından izole bir ortamda yürütülmediğinden dolayı, firmanın kaliteye yaklaşımı ve genel kalite politikasının proje üzerinde hatırı sayılır bir etkisi olacaktır. Gene proje hizmetinden yararlanacak olan tarafın açıkça belirtilmiş olsun ya da olmasın projede üretilecek ürün ya da hizmet için kalite beklentileri olacaktır. Bunların yanında elbette başlı başına ayrı bir disiplin olan ve ele alınması gereken bir diğer konu da proje yönetiminin kalitesi. Neden doğrudan projelerdeki kalite konusuna girmiyoruz da önce diğer yöntemlere bakıyoruz? Çünkü doğal olarak, projedeki kalite anlayışı sıfırdan üretilmiyor ve mevcut kalite uygulamalarından ya da diğer disiplinlerden yararlanılıyor (en azından teorik olarak). Pek çok projede ise kalite sadece sözde kalıyor, hiçbirşey yapılmıyor. Bize, sözde değil özde kalite lazım. :-)

Bu savunma faslını geçtikten ve bağlantıları kurduktan sonra konumuza dönelim. Efendim, geleneksel kalite yöntemlerinden kastımız muhtelif ISO standartları ve ISO kalite çalışmaları, toplam kalite yönetimi (TQM) ve her türlü süreç iyileştirme faaliyeti. Bilgi teknolojileri sektöründen örnek verecek olursak bunlara CMMI, ITIL, COBIT vb. ekleyebilirsiniz. Doksanlı yıllarda, mesleğe yeni başlamış genç bir bilgisayar mühendisi olarak, büyük bir umut ve merakla yazılımda kalite nedir, nasıl sağlanır diye araştırmaya başlamıştım. Yazılımda kaliteye geçmeden önce de genel olarak kalite, kalite yönetim sistemleri, ISO nedir diye, ISO ile ilgili bir kitapla işe başladım. İlk okuduğumdaki şaşkınlığımı hala bugün gibi hatırlarım. Resmi açıklamaları bir kenara bırakalım, ISO’nun kaliteye bakış açısını özetleyecek olursak;

1. Yaptığını yaz, yazdığını yap (bir itirazımız yok, makul)
2. Süreçlerini tanımlar ve bunu uygularsan (hatta iyileştirirsen) kaliteli ürün/hizmet üretme ihtimalin artar (duuuuuuuuuuuuuuuuur!)

2 numaralı madde üzerinde durup biraz düşünmemiz gerekir. Şimdi, kurum olarak hedef nedir? Sakın ISO-XXXX kalite belgesine sahip olmak demeyin, makarayı başa sarıp en baştan başlamak gerekir. Bir kalite belgesine sahip olmak da amaçlar içerisinde yer alabilir, bana göre pek saygınlığı ya da geçerliliği kalmasa da, sonuçta kurumlar madem bu kadar kaliteye önem veriyor ve bu konuda çalışıyoruz, belgemiz de olsun diyebilirler ki, mantıklıdır. Ama tek hedef sadece sertifika almak olduğu zaman, iş çığırından çıkıyor, büyük bir süratle süreçler prosedürler oluşturuluyor, denetim için birkaç iyi örnek ile hazır hale geliniyor (bazen o bile yapılmıyor ya neyse :-)), kalite belgesi alındıktan sonra da bütün o süreç, prosedür ve talimatlar tozlu raflardaki yerini alıyor.

Peki o zaman, asıl hedef nedir, ya da ne olmalıdır sorusuna cevap olarak, ne üretiyorsanız, o ürün ya da hizmetin kalitesini arttırmaktır diyoruz, değil mi? Peki neden böyle bir şey yapasınız, yani neden daha kaliteli bir ürün ya da hizmet sunmak zorunda olasınız ki? Hala böyle bir soru soruyorsanız, rakiplerinizle başa çıkabilmek, karlılığınızı sürdürebilmek ve hayatta kalabilmek için diye hatırlatalım. Buraya kadar herşey güzel. Şimdi yöntemi tartışalım.

Eğer hedefimiz bir ürün ya da hizmeti belirli bir standartta vermek ise neye göre ya da ne kadar iyileştirmemiz gerektiğini de belirlememiz lazım. Hatta daha ileri gidelim, eğer ürün/hizmeti belirli bir kalite standardında vermek istiyorsak önce o kalite standardını tanımlamamız ve daha sonra geriye dönüp, süreçlerimizi o kalite standardına uygun olarak yapılandırmamız gerekir diyorum. Kulağa pek farkı yokmuş gibi geliyor. Örnekle açıklamaya çalışalım; şu sıralar kahve çeşitlerinin sunulduğu uluslararası zincirler moda. Her gün sektöre yeni biri giriyor, yerli girişimcilerimiz de var. Bir tane de siz yapmaya karar verdiniz, kafeyi açtınız. Her konuda milliyetçi halkımız, sıra bir şey satın almaya gelince, yabancıları tercih ediyor. Ürün gamınızı neredeyse aynı hale getirdiniz, aynı yerlerden aynı kalitede kahve alıyorsunuz, fakat gene de rekabet edebilecek duruma gelemediniz. Bir baktınız ki, ürün, dekor aynı paralelde, fakaaat hizmette bir farklılık var. Tam yeri tam zamanı deyip, müşterinin karşılanmasından uğurlanmasına kadarki süreci iyileştirmeye karar verdiniz. Oturdunuz, çalışanlarla olması gereken işleyişi yazdınız, beyin fırtınası yaptınız, çeşitli fikirler ortaya çıktı. Bir dolu da güzel gibi görünen fikir var. Bir tanesinde mutabık kaldınız. Müşteriye sıcak bir karşılama, hoşgeldinizle beraber bir çikolata ikramı. Sürecinizi bu şekilde planladınız ve uygulamaya aldınız. Uygulama da iyi gidiyor gibi ama sanki bi aksaklık var. O da ne? Evet, süreç aynen planlandığı gibi işliyor, fakat şöyle bir sorun var, kalabalık günlerde bazı müşterilerle çok geç ilgilenildiği gibi, bazı müşterilere ise kavga gürültü çıkmadan neredeyse yarım saat hiç kimse uğramıyor. Bu sorun üzerine oturup çalışanlarla yeni bir toplantı yaptınız ve çözüm yollarını tartıştınız. Bu arada bir tanesi utana sıkıla, yabancı rakiplerinizden birinin uyguladığı bir standarttan bahsetti. O yabancı kahve zincirinde şöyle bir kural varmış, kafeden içeri giren her müşteriyle en geç bir buçuk dakika içerisinde bir servis elemanının muhakkak ilgilenmesi gerekiyormuş. Bütün iş akışlarını buna göre ayarlamışlar.

Şimdi kıssadan hisse kısmına gelelim, bu küçücük örnekte görülebileceği gibi süreç iyileştirme çalışmaları, eğer bir kalite standardı belirlenmezse, çok farklı mecralara gidebilir ve beklenen sonuçları üretmeyebilir. Yapılacak, aslında söylenmesi çok kolay ama uygulanması çok zor bir şey var, o da herhangi bir süreç iyileştirme çalışmasına girmeden önce ürüne/hizmete (sürece değil!) ilişkin kalite standartlarını belirlemek ve o standartlara uygun olarak süreç geliştirmek.

devam edecek…