Proje Yönetimi

Son dönemlerde dünyadaki eğilimlere paralel olarak ülkemizde de proje yönetimi ofislerinin kurulmaya başlandığını ve işletilmeye çalışıldığını görüyoruz.  İstanbul’daki proje yönetim ofisi temsilcileri, İstanbul Proje Yönetim Derneği çatısı altında bir PYO ilgi grubu oluşturarak çalışmalarına başladılar. Bu oluşuma yeni başlayanlar için bir uyarıda bulunayım. En sık yapılan hatalardan bir tanesi, yeni oluşturulmuş proje yönetim ofisi için en baştan başlayarak proje yönetimine ait bir metodoloji geliştirmeye çalışmak olsa gerek. Proje yönetimi açısından en önemli kaynak olarak görülen, PMI - PMBOK bir metodoloji değil. Bu şekilde tasarlanmamış zaten, proje yönetimi açısından yaygın olarak kabul gören uygulamaları bilgi alanlarına göre oldukça da ayrıntılı bir şekilde anlatan bir kaynak. Dolayısıyla, proje yönetim ofisini kurmaya çalışan hemen herkes eline PMBOK’u alıp bir metodoloji oluşturmaya çalışıyor. Cem Yılmaz’ın gösterilerinde kullandığı bir espri vardır o aklıma geldi, “burda yapılmışı var” :-). Yurt dışındaki büyük danışmanlık firmalarının, aynen yazılımlar gibi lisanslayıp kullanıma göre fiyatlandırdıkları metodoloijler dışında, bir de kullanımı ücretsiz olan PRINCE2 var. Bilgi teknolojileri sektöründe faaliyet gösteren dostlarımız ITIL’ı bilirler. PRINCE2 ve ITIL aynı kurum tarafından yayınlandığı halde, nedense ITIL gayet iyi bilinip benimsenirken, PRINCE2 fazla ilgi çekmez. Önümüzdeki yıllarda bu tablonun değişeceğini umuyorum.

Neyse, konuyu dağıtmadan proje yönetim ofisleri ile ilgili araştırmaya dönelim. Dünya çapında yapılan bu araştırmanın sonuçları önemli. Özellikle, proje yönetim ofisi kurma düşüncesinde olanlar, kurmuş ama yönetmekte zorlananar için ışık tutacağına inanıyorum.

Araştırma, 2007 yılında, Kanadalı akademisyen Dr. Brian Hobbs tarafından Project Management Institute (PMI) için gerçekleştirilmiş ve dünya çapında 500 proje yönetim ofisi ile yapılan anket sonuçlarına dayanıyor.

Araştırma sonucunda ortaya çıkan bulgular özetle şöyle;

1. Proje yönetim ofislerinin kurumlara değer kattığı yönünde görüş birliği yok.
2. “Proje yönetim ofisi - PYO (Project Management Office - PMO)” isminin kullanılmasında genel bir mutabakat var.
3. Proje yönetim ofisleri çoğunlukla merkezi olarak yapılandırılıyor.
4. Proje yönetim ofisleri sıklıkla kapatılıyor ya da yeniden yapılandırılıyor.
5. Proje yönetim ofisinin yapılandırılması 6 ila 24 ay arası bir süre alıyor.
6. Proje yönetim ofisleri, bir bölüme ait projelerin tamamını ya da tüm projelerin çok büyük bir bölümünün yönetimini üstleniyor.
7. Proje yöneticileri, proje yönetim ofisi içerisinde ya hiç bulunmuyor ya da tamamı proje yönetim ofisi içerisinde bulunuyor.
8. Proje yönetim ofislerinin bir çoğunda proje yöneticileri dışında çok az sayıda personel bulunuyor.
9. Proje yönetim ofislerinin karar verme yetkileri çok değişken.
10. Proje yönetim ofislerinin üstlendiği roller ve işlevler çok değişken.
11. Proje yönetim ofisleri tarafından yürütülen pek çok işlevin altında temel bir yapı var.
12. Yüksek performanslı proje yönetim ofisleri, özel bir işleve bağlı değil.
13. Merkezi olarak yapılandırılmış proje yönetim ofislerinin yetkileri daha farklı.
14. Proje yönetim ofislerinin performansları pek çok farklı özellik ile ilişkilendiriliyor.
15. Proje yönetim ofisi performansında, uzmanlık çok önemli bir yer tutuyor.
16. Proje yönetim ofislerinin bazı özellikleri pahalı ve yararsız olarak algılanıyor.
17. Bölgesel, sektörel, organizasyonun büyüklüğü, kamu ya da özel sektör açısından herhangi bir sistematik farklılık bulunmuyor.

10 numaralı madde ile ilgili olarak belirlenmiş 27 tane işlev var. Bunları da nitelenen önem sırasına göre aşağıdaki tabloda bulabilirsiniz.

Araştırma sonuçları raporunun 43 sayfalık İngilizce orijinal metnine aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

The Multi-Project PMO:A Global Analysis of the Current State of Practice (pdf)